KI-Kompetenz nach EU AI Act aufbauen: Was Führungskräfte jetzt organisieren müssen

Montagmorgen, ein Team nutzt bereits mehrere KI-Funktionen: für Textentwürfe, Gesprächsnotizen, Bewerberkommunikation und Analysen. In der Führungsklausur wird klar: Niemand kann genau sagen, welche Tools im Einsatz sind, wer Ergebnisse prüft oder welche Mitarbeitenden für welche Anwendungen vorbereitet sind. Genau an diesem Punkt wird KI-Kompetenz zur Führungsaufgabe.

Der EU AI Act verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen, Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz zu ergreifen. Dabei zählen unter anderem technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung der betroffenen Personen sowie der jeweilige Nutzungskontext. Die Vorgabe zur KI-Kompetenz aus Artikel 4 gilt bereits seit Februar 2025. Weitere Pflichten des EU AI Act greifen je nach System und Rolle schrittweise.

Für dich als Führungskraft heißt das nicht, dass du jedem Teammitglied eine allgemeine KI-Prüfung verordnen musst. Es gibt weder eine vorgeschriebene Zahl an Lernstunden noch ein einheitliches Zertifikat für alle. Du musst jedoch organisieren, dass Menschen KI sachgerecht nutzen können, Risiken erkennen und wissen, wann sie eine Entscheidung nicht allein auf ein KI-Ergebnis stützen dürfen. Eine nachvollziehbare Dokumentation hilft dabei, die getroffenen Maßnahmen später belegen zu können.

Infografik zu KI-Kompetenz nach EU AI Act aufbauen: Was Führungskräfte jetzt organisieren müssen (KI-generiert).

Was unter KI-Kompetenz im Arbeitsalltag zu verstehen ist

KI-Kompetenz ist mehr als die Fähigkeit, gute Prompts zu schreiben. Mitarbeitende brauchen ein angemessenes Verständnis dafür, was ein eingesetztes System leistet, wo seine Grenzen liegen und welche Folgen Fehler haben können.

Für viele Teams gehören dazu fünf Kernfragen:

• Wofür ist dieses KI-System zugelassen und wofür nicht?
• Welche Daten dürfen eingegeben, verarbeitet oder weitergegeben werden?
• Woran erkenne ich unplausible, unvollständige oder verzerrte Ergebnisse?
• Wer prüft Ergebnisse vor einer externen Veröffentlichung oder einer wichtigen Entscheidung?
• An wen wende ich mich bei Unsicherheit, Fehlern oder auffälligen Ergebnissen?

Die Tiefe des Wissens richtet sich nach der Aufgabe. Wer KI nur für unverbindliche Ideensammlungen verwendet, benötigt andere Kenntnisse als eine Person, die KI-Ergebnisse für Personalentscheidungen, Kundenkommunikation, Risikobewertungen oder technische Freigaben nutzt. Entscheidend ist also nicht die bloße Anzahl der geschulten Personen, sondern die Passung zwischen Rolle, Anwendung und Risiko.

Gerade Führungskräfte sollten außerdem klar machen: KI kann unterstützen, aber sie übernimmt nicht automatisch Verantwortung. Wie du Ergebnisse kritisch einordnest und Verantwortung bei menschlichen Entscheiderinnen und Entscheidern hältst, erläutern wir auch in unserem Beitrag KI im Führungsalltag: Ergebnisse prüfen, Verantwortung behalten.

Schritt 1: Einsatzfelder vollständig erfassen

Der wirksamste Einstieg ist eine überschaubare Bestandsaufnahme. Starte nicht mit einer langen Toolliste aus der IT, sondern mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen deines Bereichs. Frage dein Team konkret, an welchen Stellen KI bereits genutzt wird oder künftig genutzt werden soll.

Erfasse auch Funktionen, die sich in Standardsoftware verbergen. KI wird nicht nur über eigenständige Chatbots eingesetzt. Sie steckt beispielsweise in Office-Anwendungen, CRM-Systemen, Übersetzungsdiensten, Recruiting-Software, Analysewerkzeugen oder Meeting-Plattformen.

Für jedes Einsatzfeld genügen zunächst folgende Angaben:

Frage	Beispiel
Wofür wird KI genutzt?	Entwürfe für Kundenmails erstellen
Wer nutzt das System?	Vertriebsteam und Teamleitung
Welche Daten werden verarbeitet?	Produktinformationen, Kundendaten, Gesprächsnotizen
Wie wichtig ist das Ergebnis?	Entwurf, der vor Versand geprüft wird
Wer entscheidet abschließend?	Zuständige Vertriebsmitarbeiterin
Was kann schiefgehen?	Falsche Aussagen, ungeeignete Datenweitergabe, unpassender Ton
Welches Wissen wird benötigt?	Eingaberegeln, Qualitätsprüfung, Eskalationsweg

Nimm auch informelle Nutzung ernst. Wenn Mitarbeitende privat zugängliche Tools verwenden, um schneller zu arbeiten, verschwindet die Praxis nicht dadurch, dass sie unerwähnt bleibt. Ein offenes Gespräch schafft bessere Voraussetzungen als ein pauschales Verbot. Voraussetzung ist allerdings, dass klare Grenzen gelten und das Team weiß, welche Systeme freigegeben sind.

Schritt 2: Lernbedarfe nach Rollen ableiten

Ein einheitliches Basistraining kann sinnvoll sein, reicht aber selten aus. Leite aus deiner Bestandsaufnahme konkrete Lernprofile ab. Dabei hilft eine einfache Unterscheidung zwischen Anwenderinnen und Anwendern, prüfenden Personen, Entscheidungsverantwortlichen sowie administrativen oder fachlich besonders zuständigen Rollen.

Rolle	Benötigte Kompetenz
Gelegentliche Nutzende	Grundverständnis, zulässige Nutzung, Umgang mit Daten, Erkennen typischer Fehler
Regelmäßige Nutzende	Gute Aufgabenstellung, Ergebnisprüfung, Dokumentation wichtiger Arbeitsschritte
Prüfende und Freigebende	Qualitätskriterien, Plausibilitätsprüfung, Erkennen von Risiken, Eskalation
Führungskräfte	Einsatzfelder bewerten, Zuständigkeiten festlegen, Lernbedarfe prüfen, Vorfälle ansprechen
Fachverantwortliche	Besonderheiten des Fachgebiets, Auswirkungen fehlerhafter Ergebnisse, interne Vorgaben

Das Training für ein Marketingteam darf daher anders aussehen als für Personal, Controlling, Kundenservice oder Projektleitung. In Bereichen mit sensiblen Daten oder erheblichen Auswirkungen auf Menschen und Entscheidungen sollte die Anleitung besonders konkret sein. Allgemeine Hinweise wie „Bitte KI verantwortungsvoll nutzen“ helfen im Zweifel nicht weiter.

Wenn KI für Protokolle eingesetzt wird, braucht das Team zum Beispiel verbindliche Regeln zu Transkription, Prüfung, Freigabe und Speicherung. Konkrete Orientierung dazu findest du in KI-Meeting-Protokolle datenschutzkonform nutzen: Regeln für Transkription, Freigabe und Verantwortung.

Schritt 3: Kurze Lernformate fest im Alltag verankern

KI-Kompetenz entsteht am zuverlässigsten nah an echten Aufgaben. Ein einmaliger Vortrag vermittelt Grundlagen, verändert aber nicht automatisch das Handeln im Alltag. Plane deshalb kurze, wiederkehrende Lerneinheiten ein.

Bewährt hat sich eine Kombination aus:

• einem gemeinsamen Grundlagenformat für alle betroffenen Mitarbeitenden
• kurzen Praxisübungen an typischen Aufgaben aus dem Team
• Rollenbriefings für Personen mit Prüf- oder Freigabeverantwortung
• regelmäßigen Fallbesprechungen zu Fehlern, Unsicherheiten und neuen Funktionen
• einer leicht auffindbaren internen Seite mit Regeln, Kontaktpersonen und freigegebenen Tools

Eine 30-minütige Teamsequenz kann bereits viel leisten: Eine Person bringt einen realistischen, anonymisierten Arbeitsfall mit. Das Team prüft gemeinsam, welche Eingaben zulässig sind, wie ein brauchbarer Auftrag an das System aussieht und woran ein Ergebnis kontrolliert wird. Anschließend hältst du die vereinbarte Vorgehensweise kurz fest.

Wichtig ist die Wiederholung. Tools und Funktionen ändern sich, neue Einsatzideen entstehen und Mitarbeitende wechseln Rollen. Plane deshalb feste Überprüfungen ein, etwa wenn ein neues System eingeführt wird, ein Prozess angepasst wird oder sich Risiken verändern.

Schritt 4: Verantwortlichkeiten klar benennen

Viele KI-Initiativen scheitern nicht am Tool, sondern an unklaren Zuständigkeiten. Die IT kann technische Fragen klären, aber sie kennt nicht zwangsläufig die fachlichen Risiken jeder Nutzung. Die Fachabteilung versteht den Prozess, benötigt jedoch oft Unterstützung bei Datenschutz, Informationssicherheit oder rechtlicher Einordnung.

Als Führungskraft solltest du mindestens festlegen:

• Wer einen neuen KI-Einsatz fachlich anstoßen darf
• Wer die Zulässigkeit und die technischen Rahmenbedingungen prüft
• Wer die Nutzung im Team freigibt
• Wer Mitarbeitende einweist
• Wer Ergebnisse in kritischen Prozessen kontrolliert
• Wer bei Fehlern, Beschwerden oder Unsicherheit entscheidet

Diese Zuordnung muss nicht kompliziert sein. Eine kurze Verantwortungsmatrix genügt oft. Wichtig ist, dass Mitarbeitende nicht rätseln müssen, ob sie ein fragwürdiges Ergebnis selbst korrigieren, stoppen oder weitergeben sollen.

Klare Spielregeln schaffen dabei Sicherheit, ohne Eigeninitiative zu blockieren. Praktische Anregungen für solche Vereinbarungen bietet unser Beitrag KI-Spielregeln im Team: So gelingt die Zusammenarbeit mit ChatGPT & Co..

Schritt 5: Maßnahmen dokumentieren, ohne Bürokratie aufzubauen

Der EU AI Act schreibt kein pauschales Zertifikatsformat für KI-Kompetenz vor. Trotzdem solltest du deine Maßnahmen nachvollziehbar festhalten. Die Dokumentation zeigt, dass du KI-Kompetenz nicht dem Zufall überlässt, und sie hilft dir, Lücken zu erkennen.

Halte für jede relevante Anwendung mindestens fest:

• Zweck und beteiligte Rollen
• festgelegte Regeln zur Nutzung und Ergebnisprüfung
• notwendige Lerninhalte
• durchgeführte Einweisungen oder Lernformate
• verantwortliche Personen
• Datum der letzten Überprüfung
• offene Fragen, Vorfälle und beschlossene Verbesserungen

Dokumentiere dabei sachlich. Eine Teilnahmeliste allein sagt wenig darüber aus, ob Mitarbeitende die für ihre Aufgabe nötigen Kompetenzen tatsächlich anwenden können. Ergänze sie deshalb durch Praxisbeispiele, kurze Verständnischecks oder beobachtbare Qualitätskriterien im Arbeitsprozess.

Führung heißt, Fragen und Fehler möglich zu machen

KI-Kompetenz wächst nicht in einer Kultur, in der Mitarbeitende Unsicherheiten verstecken. Wenn jemand ein fehlerhaftes Ergebnis ungeprüft übernimmt oder versehentlich ungeeignete Daten eingibt, braucht es eine klare Korrektur. Gleichzeitig sollte die Person den Vorfall ohne Angst ansprechen können.

Frage in Teamrunden regelmäßig: „Wo hat KI zuletzt nicht so funktioniert, wie wir es erwartet haben?“ oder „Bei welchem Arbeitsschritt ist die Prüfung noch unklar?“ Damit verbindest du Kompetenzaufbau mit einer Arbeitskultur, in der Risiken früh sichtbar werden. Das ist eng verbunden mit Psychologische Sicherheit im Team fördern: Fehler und Risiken früh ansprechen.

KI-Kompetenz ist damit kein isoliertes Compliance-Thema. Sie verbindet Führungsverantwortung, Kommunikation, Prozessqualität und professionelles Entscheiden. Wenn du Einsatzfelder kennst, Lernbedarfe nach Rollen planst, Zuständigkeiten sichtbar machst und Maßnahmen regelmäßig überprüfst, schaffst du eine tragfähige Grundlage für den KI-Einsatz in deinem Team.

Passende Seminare und Termine zu Führung, Kommunikation und professioneller Zusammenarbeit findest du bei uns auf cmt.de.